Un salon professionnel est un évènement essentiel pour faire connaître ses produits en direct, prospecter le marché et souder ses équipes commerciales. Son organisation ne doit rien laisser au hasard. Voici quelques conseils pratiques.
Le timing
- Réservation du Stand
La réservation du stand doit se faire au moins quatre mois à l’avance afin de maximiser les chances d’obtenir un emplacement satisfaisant (dimensions, fort passage, …). Une fois l’emplacement défini, vous pouvez préparer l’aménagement de l’espace en fonction de la documentation technique fournie par les organisateurs, commander le mobilier publicitaire (roll’ups, stand, comptoir, …) et les visuels (affiches, flyers, …) - Etablissement du rétroplanning
Le rétroplanning, établi deux ou trois mois avant l’évènement, permet de définir l’équipe d’animation et de recueillir ses idées : thématiques à mettre en avant, goodies à produire et plaquettes commerciales à éditer ou à mettre à jour. - Lancement des invitations
Les invitations doivent être transmises à vos clients / prospects au moins trois semaines à l’avance. Ne pas hésiter à les renouveler à quelques jours avant la date du salon (voie postale puis e-mailing) et à établir une liste de rendez-vous. - Derniers préparatifs
Deux semaines avant le salon, prévoir le dress-code de l’équipe d’animation, renouveler le stock de cartes de visite et de brochures commerciales. Sur votre site web, publier un communiqué de presse. Sur le stand, tester le montage du mobilier, le fonctionnement des badges exposants et le cas échéant, la connexion internet. - Journées du salon
Appliquer votre programme (animations, conférences, jeu-concours, rendez-vous, sondages, distribution de supports publicitaires) et noter de manière exhaustive toutes les questions de vos clients / prospects. Ne pas négliger la partie Communication : filmer / photographier l’évènement ! - L’après-salon
Ne pas laisser vos visiteurs sans nouvelles : contactez vos prospects dans la semaine qui suit le salon, la réactivité est la clé de réussite de votre évènement (cartes de remerciement). Et établir un premier bilan : quantitatif (nombre de visites / prospects) et qualitatif (dépouillement des questionnaires, debriefing de l’équipe d’animation, …)
Le mobilier
Designbay.fr vous propose une large gamme de mobilier pour salons. Vous devrez composer votre stand en fonction des contraintes techniques et de l’espace dont vous disposez. Nous vous suggérons d’anticiper en vous dotant de mobilier que vous pourrez ré-utiliser facilement de salons en salons.
- Les visuels mobiles
Les roll’ups et les bannières sont les éléments les plus souples pour aménager l’espace. Légers et facilement démontables, ils sont fournis avec leur sac de transport qui assure une parfaite conservation du support. Les drapeaux peuvent également s’avérer pertinents à l’entrée de votre espace d’exposition, surtout si le propos est de se faire remarquer de loi. Tous ces supports peuvent bien sûr être utilisés de manière ponctuelle pour les salons mais aussi au quotidien dans un hall d’entrée. - Le stand d’accueil
Un stand d’accueil est le visuel principal de votre espace. Il doit couvrir au maximum l’espace nu du stand et s’accompagne le cas échéant d’un comptoir assorti. Les stands tissus sont à privilégier pour leur bonne résistance : ils pourront être ré-employés sans difficulté d’un salon à l’autre. - Le porte-document
Il est vivement recommandé de proposer vos brochures d’entreprise en libre-service sur un porte-document, l’abord commercial est ainsi grandement facilité. - Le mobilier publicitaire
Penser au confort de vos visiteurs tout en affichant votre marque sur chaque espace : tel est l’objectif du mobilier publicitaire, carton ou gonflable.
Les supports de Communication
Notre Catalogue vous propose des dizaines de références qui vous permettront de vous démarquer de la concurrence. De quoi accueillir dans les meilleurs conditions les visiteurs de votre stand, toujours très friands de cadeaux. Nous vous présentons ici les 4 supports de communication les plus efficaces.
- La carte de visite
Un large stock de cartes de visite doit être proposé en libre service sur votre stand, c’est le support essentiel que votre visiteur conservera bien au-delà du salon. Pour maximiser la durée de vie de la carte, vous pouvez opter pour une impression originale, ménager un espace recto vierge pour noter la date d’un rendez-vous ou votre ligne directe, faire imprimer une carte à deux volets si vous souhaitez diffuser davantage d’informations … - La Brochure
La brochure est essentielle pour présenter votre activité en détail et donner une (première) bonne impression de votre société. La qualité de la brochure est primordiale : elle ne sera probablement pas la seule en possession du visiteur, vous devez lui donner envie de la consulter plutôt que celle d’un concurrent. Misez sur un format original (carré ou allongé), sur une finition luxe (brochure métal, couverture) et soignez la maquette ! - Les objets publicitaires
Les visiteurs se souviendront d’autant plus de votre stand qu’ils auront en leur possession un objet original, qu’ils conserveront au quotidien bien longtemps après le salon. Stylo personnalisé, produits saisonniers (lunettes de soleil, gobelets, cannettes à votre effigie, …), produits textiles (casquettes, t-shirt, …) ou imprimés (marque-pages, calendriers, …) choisissez l’objet publicitaire le plus adapté à votre communication et à votre budget. - Le sac et le tour de cou
Le sac est le cadeau utile par excellence lors d’un salon. Il est aussi et surtout le support qui fera de vos visiteurs les ambassadeurs de votre marque dans les couloirs du salon. Et même au-delà du salon : pour cela privilégier la qualité et la solidité (sac textile ou valisette polypropylène). Un autre « cadeau utile » qui donnera de la visibilité à votre entreprise : le tour de cou à votre effigie. Il sera apprécié des visiteurs ne sachant pas quoi faire de leur badge d’entrée.